Dla jednego z naszych klientów, Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego zrealizowaliśmy dedykowany system IT, obsługujący kompleksowo procesy w obszarze obsługi cudzoziemców. Organizacja, dla której wykonaliśmy ten projekt jest jedną z największych jednostek urzędowych w Polsce, która z sukcesami obsługuje największą liczbę cudzoziemców spośród krajów Unii Europejskiej. Warto podkreślić, że jest to również urząd administracji rządowej, przy pomocy którego swoje zadania wykonuje Szef Urzędu do Spraw Cudzoziemców, będący centralnym organem administracji rządowej na terytorium Polski.  

Naszym zadaniem było rozwiązanie problemu przyśpieszenia i optymalizacji obsługi procesów poprzez ich automatyzację dzięki zaprojektowaniu, wytworzeniu i wdrożeniu jednego z najważniejszych systemów dla urzędu administracji rządowej. Realizacja została powierzona Net PC ze względu na wcześniejsze, kilkuletnie partnerstwo z klientami w obszarze rządowym i administracyjnym, w tym Ministerstwa oraz doświadczenie w projektowaniu i implementacji złożonych rozwiązań IT wykorzystujących korporacyjne magistrale usług ESB (Enterprise Service Bus) realizujących koncepcję SOA (Service Oriented Architecture).

Nasze zadania w projekcie:

1. Analiza biznesowa (procesy biznesowe) i systemowa
2. Zaprojektowanie systemu IT wraz z wieloma integracjami (projekt architektury i projekt systemu)
3. Wytworzenie i wdrożenie kluczowego systemu IT
4. Rozwijanie systemu IT poprzez jego usprawnienie - dodanie kolejnych funkcjonalności oraz optymalizacja istniejących
5. Utrzymanie dedykowanego systemu IT

Klient przedstawił nam największe wyzwania:

1. Duża pracochłonność obsługi cudzoziemców w oparciu o aktualne rozwiązania IT
2. Nieefektywna, pracochłonna komunikacja z petentami
3. Brak dedykowanego systemu do procesowania wniosków dla ponad 200 pracowników Urzędu z różnych jednostek Urzędu
4. Brak dedykowanego systemu do procesowania wniosków dla kilkunastu tysięcy spraw w oparciu o złożone wnioski zdefiniowane rozporządzeniami prawnymi
5. Błędy w obecnym systemie, wymagające natychmiastowej naprawy przy jednocześnie ograniczonej dokumentacji
6. Utrudniona, nieefektywna bezpośrednia komunikacji miedzy urzędnikami
7. Brak systemu posiadającego możliwości integracji np. z systemem do rezerwowania wizyt z urzędnikami, z systemem Contact Center, systemem Poczta Polska, do obsługi przesyłek e-Nadawca, Teryt GUS, wysyłanie powiadomień SMS

1. Wykorzystanie nowoczesnych technologii - .NET Core, Angular, ESB, HAProxy, Elasticsearch, Kibana, Reporting Services
2. Wykorzystanie korporacyjnej magistrali usług ESB (Enterprise Service Bus) – dzięki architekturze zorientowanej na usługi SOA (Service Oriented Architecture) system zapewnia nieograniczone możliwości integracji z innymi współpracującymi systemami, ułatwia to wdrożenie i uruchamianie kolejnych systemów w organizacji
3. Architektura infrastruktury w oparciu o klaster – system został osadzony w dedykowanej, specjalnie zaprojektowanej infrastrukturze zapewniającej zintegrowane środowisko pracy
4. Wykorzystanie narzędzi systemowych, dzięki którym możliwa była integracja np. z systemem do rezerwowania wizyt z urzędnikami, z systemem Contact Center, systemem Poczta Polska do obsługi przesyłek e-Nadawca, Teryt GUS, wysyłanie powiadomień SMS
5. Zdefiniowaliśmy i wdrożyliśmy usprawniony proces analizy i projektowania – proces analizy został oparty o pracę zespołową, weryfikację i walidację wymagań przeprowadziliśmy zgodnie z BABOK Guide (Business Analysis Body of Knowledge)
6. Wykorzystanie metodyki SCRUM - transferowaliśmy do naszego partnera również wiedzę dot. pracy w oparciu o praktyki podejścia zwinnego, tak aby wytworzyć efekt synergii pracy zespołowej, co zapewniło optymalną realizację projektu pod względem wydajności prac współpracujących zespołów, przy zmniejszającej się liczbie błędów w systemie na korzyść jego rozwoju – budowy nowych funkcjonalności dla użytkowników systemu

1. Rozwiązanie problemu zwiększających się potrzeb włączania dodatkowego personelu do obsługi dużej liczby wniosków cudzoziemców
2. Dostarczenie rozwiązania IT, który z powodzeniem jest w stanie procesować ponad 10 000 wniosków tygodniowo dla ponad 200 pracowników. System obsługuje 18 typów spraw
3. Dostarczenie stabilnej i skalowalnej architektury systemu, co zapewnia kompleksową obsługę petentów Urzędu
4. Stworzenie narzędzia do ewidencji pracy dla kierowników Urzędu
5. Ulepszenie komunikacji miedzy cudzoziemcami i urzędnikami, co zredukowało ich liczbę
6. Zaimplementowanie nowoczesnego UX/UI w tym WCAG, dzięki czemu zapewniono efektywną i przyjemną pracę UX oraz zapewniono dostępność systemu dla osób niepełnosprawnych
7. Lepsza, szybsza i efektywniejsza komunikacja między urzędnikami
8. Zapewnienie bezpieczeństwa dostępu do systemu
9. Wdrożenie międzynarodowych standardów IT opartych o normy IEEE, także wdrożenie zwinnych metod pracy BABOK i SCRUM

Zespół Net PC dostarczył partnerowi nowoczesny, dedykowany system IT, który umożliwił wykonanie wielu operacji urzędniczych i administracyjnych w sposób bardziej efektywny i wydajny. System rozwiązał problem narastających wymagań w zakresie dużej liczby wniosków cudzoziemców, rosnących wymagań w zakresie komunikacji wewnętrznej urzędników oraz komunikacji w relacji urzędnik – cudzoziemiec. Pomimo napiętego harmonogramu, zaangażowaniu po stronie Zmawiającego dużej liczby interesariuszy o różnych punktach widzenia (często sprzecznych) prace analityczno-projektowe zostały przeprowadzone sprawnie zgodnie z harmonogramem.

Dodatkowo zrealizowaliśmy dla Zamawiającego kilkanaście cech systemu, które nie były w zakresie projektu. Były to funkcjonalności, które pozwoliły czerpać korzyści Urzędowi już od uruchomienia produkcyjnego systemu. Zgodnie z wartościami zespołów NetPC, w tym modelem KANO zawsze staramy się wyjść poza oczekiwania Zamawiającego, zwiększyć zadowolenie dostarczając rozwiązanie/cechy systemu powodujące efekt „wow” a nawet ekscytację. Tak też się stało w tym projekcie.

Inżynierowie NetPC (Komandosi IT) doskonale zaprojektowali architekturę systemu, dobrali właściwe komponenty, co łącznie zapewnia skalowalność systemu. Zrealizowany system IT, został zintegrowany z innymi systemami, w tym systemami wymiany danych np. systemem Contact Center, systemem Poczta Polska do obsługi przesyłek e-Nadawca, Teryt GUS, wysyłanie powiadomień SMS. Wdrożony system pomógł zintegrować działania organizacji, dzięki czemu organizacja może skupić się na dalszym rozwoju obsługi petentów. Dla organizacji kluczowa była kompleksowa realizacja projektu (analiza, projektowanie, wdrożenie, testowanie, wydanie) obejmująca nową integrację z zewnętrznymi systemami wraz z synchronizacją danych. Klient również planuje współpracę z naszym zespołem w przyszłości. Jako Net PC pokazaliśmy, że jesteśmy w stanie zaprojektować i zbudować efektywne i skalowalne narzędzia administracyjne wspierające prace w obszarze kompleksowych procesów obsługi petentów.

Czekamy na kolejne zadania z zakresu rozwoju dedykowanych i zaawansowanych rozwiązań IT!